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Siscomex - Comércio Exterior
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Armando Harada

Arquivamento documentos exportação

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Sobre o arquivamento dos documentos de exportação, é comum ainda empresas arquivarem todos os docs fisicamente (papel) relacionados a cada processo de exportação. Minha dúvida é em relação a obrigatoriedade em quais docs devem ser mantidos fisicamente e quais os demais podemos manter somente em arquivo digital para impressão quando solicitado por qualquer orgão.

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Armando, boa tarde!

 

O que normalmente fazemos para os embarques de nossos clientes é escanear todos os documentos originais para mantê-los disponíveis no computador. Já tivemos solicitação de documentos pela Receita e bancos para fins de comprovação de fechamento de câmbio e nunca tivemos dificuldade na apresentação dos documentos escaneados.

 

Por outro lado, o próprio contador normalmente disponibiliza espaço para que seus clientes mantenham os documentos impressos de exportação e importação arquivados.

 

A própria Receita Federal tem migrado para o recebimento de documentos somente por meio digital, o que economiza tempo e dinheiro.

 

Atenciosamente,

 

Mário Lopes

IBSolutions - Gestão e Consultoria de Importação e Exportação

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Armando, em complemento à resposta acima, note artigo do Regulamento Aduaneiro.

 

Art. 18. O importador, o exportador ou o adquirente de mercadoria importada por sua conta e ordem têm a obrigação de manter, em boa guarda e ordem, os documentos relativos às transações que realizarem, pelo prazo decadencial estabelecido na legislação tributária a que estão submetidos, e de apresentá-los à fiscalização aduaneira quando exigidos (Lei nº 10.833, de 2003, art. 70, caput):

 

§ 1o Os documentos de que trata o caput compreendem os documentos de instrução das declarações aduaneiras, a correspondência comercial, incluídos os documentos de negociação e cotação de preços, os instrumentos de contrato comercial, financeiro e cambial, de transporte e seguro das mercadorias, os registros contábeis e os correspondentes documentos fiscais, bem como outros que a Secretaria da Receita Federal do Brasil venha a exigir em ato normativo (Lei no 10.833, de 2003, art. 70, § 1o).

 

Art. 19. As pessoas físicas ou jurídicas exibirão aos Auditores-Fiscais da Receita Federal do Brasil, sempre que exigidos, as mercadorias, livros das escritas fiscal e geral, documentos mantidos em arquivos magnéticos ou assemelhados, e todos os documentos, em uso ou já arquivados, que forem julgados necessários à fiscalização, e lhes franquearão os seus estabelecimentos, depósitos e dependências, bem assim veículos, cofres e outros móveis, a qualquer hora do dia, ou da noite, se à noite os estabelecimentos estiverem funcionando (Lei no 4.502, de 30 de novembro de 1964, art. 94 e parágrafo único; e Lei no 9.430, de 27 de dezembro de 1996, art. 34).

 

Atenciosamente,

Mário Lopes

IBSolutions - Gestão e Consultoria de Importação e Exportação

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Aproveitando o assunto,

Considerando uma operação de importação por Conta e Ordem, de quem é a obrigação da guarda/arquivamento de documentos originais pertencentes ao embarque, como: Fatura Comercial, Romaneio de Carga, Conhecimento de Embarque, etc. Do IMPORTADOR ou ADQUIRENTE? Ou é de ambos?

Obrigado

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